Come e Quando

La procedura da seguire per criopreservare è un processo relativamente rapido e semplice.

Per far capire ai genitori in modo più schematico il come e quando di tutta la procedura burocratica e logistica, abbiamo diviso questo processo in due parti:

PARTE I - PRE PARTUM

In questa fase, i genitori dovranno seguire questi semplici passi:

1. Il primo contatto – Due mesi prima del parto (dpp)

   Questo primo contatto può essere telefonico o via email e dovrebbe essere fatto ad almeno due mesi dalla data del parto. Lo consigliamo a tutti i genitori in modo da ricevere più informazioni possibili e da chiarire qualche dubbio che riguarda la nostra procedura o la conservazione in se. Al primo contatto con i nostri clienti, abbiamo sempre disponibile un pack di informazioni standard in formato cartaceo che possiamo inviare per lettera, fax o email. Per richiedere questo pack, cliccate nel modulo di contatto.
   Nel caso in cui la data prevista del parto sia prevista in meno di 10 giorni vi preghiamo di contattarci telefonicamente.

2. Pratiche burocratiche e acquisto del kit – Un mese e una settimana prima del parto (dpp)

   Dopo questo primo contatto con noi, i futuri genitori dovrano leggere tutta la documentazione inviata e potranno cominciare a svolgere i seguenti passi per ottenere l’autorizzazione ministeriale per l’esportazione del sangue del cordone ombelicale all’estero:

   • chiedere al medico ostetrico che sarà presente nel momento del parto se è disposto ad effetuare la procedura di prelievo e alla direzione sanitaria della struttura dove avverrà il parto se hanno già effettuato la procedura per la raccolta del sangue dal cordone ombelicale;
   • Inviare al CNT (Centro Nazionale Trapianti) via fax il modulo informativo compilato e firmato a fronte del quale riceverete un fax di avvenuto counseling. In questo modulo dichiarerete di essere stati informati sulla possibilità di donare il sangue del cordone ombelicale e del fato che le applicazioni terapeutiche con queste cellule al momento sono poche. In caso di dubbi contattate il CNT allo 06 499 040 40. Entro 48 ore riceverete via fax il documento di conferma dell'avvenuto counseling.
   • effetuare le analisi ai marcatori infettivologici seguenti:
     • marcatori dell’ HIV tipo I e II*;
     • marcatori dell’ Epatite B (HBsAG) e C (Ab Anti-hCV)*;
     • test della Sifilide (VDRL, TPHA e altre denominazione)**;
     • marcatori del Citomegalovirus (Ab Anti-CMV)**.
       *nell’ultimo mese di gravidanza
       (come da normativa)
       **nell’ultimo mese o trimestre della gravidanza
       (conviene ripeterli anche se già effettuati in precedenza)
       
   • ordinare il kit – potete seguire la sua spedizione all’indirizzo prescelto da voi tramite il numero di lettera di vettura fornito da noi per email o telefono;
   • Richiedere alla direzione sanitaria la dichiarazione che attesta la negatività ai marcatori infettivologici richiesti e la conformità del kit (usando il nostro facsimile) facendo vedere:
     • il referto delle analisi richieste;
     • il certificato di conformità del kit (inviato su richiesta via email o fax da Hematos);

3. Richiesta di autorizzazione ministeriale – Due / Tre settimane prima del parto (dpp)

   Questo è l’ultimo passo importante per ottenere l’autorizzazione ministeriale e al quale dovete arrivare circa due-tre settimane prima del parto. In questo momento dovrete:

   • Inviare la richiesta di autorizzazione all’esportazione del sangue del cordone ombelicale (usando il nostro prototipo) al Ministero della Salute alla quale si allegano i seguenti documenti:
     • la Dichiarazione della direzione sanitaria previamente richiesta che attesta la negatività ai marcatori richiesti e la conformità del kit;
     • il fax di avvenuto counselling con il CNT.

4. Contatto DHL – Due giorni in circa prima del parto (dpp)

   Anche se il parto non è un momento prevedibile, sarebbe consigliabile conttatare la DHL almeno due giorni prima della data prevista del parto per avvisare che ci sarà un ritiro da fare nel giorno del parto, indicando la zona dell’ospedale.
   
   Questa chiamata serve a preparare la spedizione del kit e a mettersi d’accordo con il corriere in modo da evitare problemi dell’ultima ora. In questa chiamata informatevi se la DHL è in grado di ritirare il kit nella struttura dove avverrà del parto (in alcune zone più isolate potrebbe essere necessario recarsi ad una stazione della DHL per portare il kit – non è una situazione frequente, ma potrebbe succedere). Informatevi anche sull’orario di ritiro del kit o, nel caso eccezionale in cui dovete portare il kit ad una stazione DHL, fino a che ora potete farlo.
   

Parte II – Post partum

In questa fase, i genitori dovranno seguire questi semplici passi:


1. Prelievo del sangue – Subito dopo il parto

In questo momento, il medico ostetrico che assisterà al parto dovrà seguire dettagliatamente il procedimento di prelievo . Anche in casi di parti prolungati o diversi dal parto eutocico (cesareo, parto in acqua, etc), il prelievo potrà essere eseguito, sempre che non ci siano situazioni impreviste e sempre che la mamma e il neonato siano fuori pericolo. Dopo il prelievo, il sangue va tenuto dentro il kit a temperatura ambiente.

Non dovete mettere in kit ne nel frigorifero, ne nel congelatore, poichè gli sbalzi di temperatura possono distruggere le cellule staminali contenute nel sangue. Mantenete il kit all’ombra finchè non arrivi il corriere.

2. Preparazione della documentazione e spedizione del sangue – Ideale entro meno di due ore dal parto

Prima del parto e all’arrivo dell’ ospedale, dovrebbe già essere pronta una busta contenente la seguente documentazione che dovrà accompagnare il kit nella sua spedizione al nostro laboratorio:

-Copia delle analisi richieste della mamma (HIV I / II, Epatite C / B, CMV IgG / IgM e VDRL);

-Copia del contratto firmato dai genitori (ci sono due copie incluse nella documentazione che accompagna il kit: una rimarrà a voi);

-Modulo di identificazione del campione (incluso nella documentazione che accompagna il kit) - da compilare dopo il parto;
-Modulo di informazioni sul parto di natura facoltativa (incluso nella documentazione che accompagna il kit) – da compilare dopo il parto;

-Copia dell’autorizzazione ministeriale (se ne siete in possesso).

Dopo il parto e dopo l’acondizionamento del sangue dentro il kit, chiamate la DHL tramite i numeri forniti a non meno di due ore dal parto (ideale). In questa fase, è indispensabile che seguite in dettaglio il nostro procedimento di invio.

3. Arrivo al laboratorio – Ideale fino a 72 ore dal parto

Il kit viene spedito con un numero di lettera di vettura per il ritorno in Portogallo. Potete seguire la sua spedizione tramite questo numero nel sito della DHL. In questo ultimo momento, i genitori saranno avvisati via email o telefono dell’arrivo del kit al nostro laboratorio.

4. Preparazione e criopreservazione – Da 5 giorni dopo l’arrivo in laboratorio

I risultati della preparazione e conteggio delle cellule staminali del campione che precede e condiziona la sua criopreservazione saranno comunicati ai genitori dopo almeno 5 giorni via email o telefono. Dipendendo dal numero di cellule progenitrici (staminali) si potrà arrivare a tre distinte situazioni:

-Conservazione Completa – il campione presenta più di 100.000 cellule progenitrici –– in questo caso si richiederà ai genitori il pagamento della seconda fase (avendo il termine di un mese per eseguirlo);

-Conservazione Intermedia - il campione presenta tra le 100.000 e le 20.000 cellule progenitrici – in questo caso, i genitori saranno messi al corrente di questa situazione e riceverano una lettera in cui devono segnalare se desiderano conservare il campione per 20 anni per futura espansione, non dovendo pagare nulla fino al momento in cui si riesca ad espandere il campione fino a raggiungere un numero di cellule progenitrici utili per un trapianto;

-Conservazione Nulla – il campione presenta meno di 20.000 cellule progenitrici – in questo caso, il campione non è conservabile e i genitori saranno messi al corrente di questa situazione, non dovendo pagare nulla.

5. Richiesta documenti mancanti – 1 o 2 mesi dopo il parto

Questa situazione è solo prevista nel caso ci mancasse qualche documento tra quelli richiesti ai genitori (contratto, copia del refferto delle analisi).

6. Invio Certificato Conservazione – Un anno dopo il parto

Dopo un anno dal parto, i genitori riceverano un certificato di conservazione, contenente tutti i dati della conservazione (numero di cellule progenitrici e mononucleate, volume di sangue, numero di sacca, numero di compartimento e nome del bambino).